Digitale Aufklärungsbögen: Rechtsichere Vorlagen für IPL, Laser & Microneedling

Marina betreibt seit acht Jahren ein erfolgreiches Kosmetikstudio in Hamburg. IPL-Haarentfernung, Microneedling, chemische Peelings – ihre Kundinnen schätzen die professionelle Beratung. Doch im Frühjahr 2024 stand plötzlich eine Kundin mit einem Anwalt vor der Tür. Die Frau hatte nach einer IPL-Behandlung Pigmentflecken entwickelt und behauptete, nicht ausreichend über Risiken aufgeklärt worden zu sein.

Marina war sich sicher: Sie hatte alles erklärt. Doch der Anwalt forderte schriftliche Nachweise. Marina konnte nur einen kurzen Zettel vorlegen, auf dem stand: „Einverstanden mit IPL-Behandlung" – mit unleserlicher Unterschrift. Keine Aufklärung über Risiken, keine Dokumentation des Hauttyps, keine Information über notwendigen Sonnenschutz. Der Anwalt argumentierte, dass ohne ordnungsgemäße Aufklärung die Behandlung rechtswidrig gewesen sei. Marina zahlte außergerichtlich 8.500 Euro Schadensersatz – und investierte anschließend in professionelle digitale Aufklärungsbögen.

Dieser Fall zeigt: Aufklärung ist nicht nur eine Frage der Höflichkeit, sondern eine rechtliche Pflicht. Wer sie nicht nachweisen kann, riskiert Schadensersatzforderungen, die schnell fünfstellig werden können. Dieser Leitfaden erklärt, was rechtssichere Aufklärungsbögen enthalten müssen und wie Sie sie effizient erstellen.

Warum schriftliche Aufklärung rechtlich unverzichtbar ist

In Deutschland gilt: Jede Behandlung, die mit gesundheitlichen Risiken verbunden ist, erfordert eine informierte Einwilligung der Kundin. Dieses Prinzip ist im Medizinrecht verankert und wird von Rechtsprechung und Literatur auf risikobehaftete kosmetische Behandlungen übertragen – insbesondere dann, wenn Geräte mit potenziell relevanten Gesundheitsrisiken eingesetzt werden.

Die rechtliche Grundlage findet sich in mehreren Normen. § 630e BGB regelt die Aufklärungspflicht bei medizinischen Behandlungen. Kosmetische Anwendungen fallen zwar nicht direkt unter diese Vorschrift, aber die dort entwickelten Grundsätze zur informierten Einwilligung werden bei vergleichbaren Risiken analog herangezogen. Zusätzlich verlangt § 3 Abs. 1 Nr. 6 NiSV ausdrücklich eine Beratung und Aufklärung vor Anwendungen nichtionisierender Strahlung – verbunden mit einer Dokumentationspflicht in Form eines Beratungsprotokolls. Buzer+1

Warum mündliche Aufklärung nicht ausreicht:

Im Streitfall trägt die Kosmetikerin regelmäßig die Beweislast dafür, dass sie ordnungsgemäß aufgeklärt hat (übertragen aus den Grundsätzen der Arzthaftung nach § 630h BGB). Bundesgerichtshof+1 Eine Kundin kann behaupten: „Ich wurde nicht über Risiken informiert" – und Sie müssen das Gegenteil beweisen. Ohne schriftliche Dokumentation mit Unterschrift ist das praktisch kaum möglich.

Selbst wenn Sie tatsächlich alles erklärt haben, zählt im Streitfall nur, was Sie belegen können. Drei Jahre nach der Behandlung erinnert sich niemand mehr genau an das Gespräch. Die schriftliche Einwilligungserklärung mit verständlicher Risikoaufklärung und Unterschrift ist Ihr wichtigster Schutz.

Die häufigsten Fehler bei Aufklärungsbögen:

Pauschale Formulierungen wie „Ich bin mit der Behandlung einverstanden" ohne konkrete Risikoaufklärung, fehlende Angaben zu Kontraindikationen und individuellen Risikofaktoren, keine Dokumentation des tatsächlich geführten Aufklärungsgesprächs, unleserliche oder fehlende Unterschriften sowie keine getrennten Einwilligungen für unterschiedliche Zwecke (Behandlung, Fotos, Datenverarbeitung).

Diese Mängel können im Schadensfall teuer werden. Gerichte bewerten unzureichende Aufklärung in Arzthaftungsfällen regelmäßig als Behandlungsfehler – mit Schadensersatz- und Schmerzensgeldansprüchen für die Patientin; diese Grundsätze werden auf risikoreiche kosmetische Behandlungen entsprechend übertragen. Dejure+1

Was ein rechtssicherer Aufklärungsbogen enthalten muss

Ein vollständiger Aufklärungsbogen besteht aus mehreren Bausteinen, die zusammen eine umfassende Dokumentation ergeben.

Baustein 1: Persönliche Daten und Anamnese

Name, Vorname, Geburtsdatum der Kundin. Kontaktdaten (Adresse, Telefon, E-Mail). Hauttyp nach Fitzpatrick-Skala (besonders wichtig für IPL und Laser). Relevante Vorerkrankungen (Hautkrebs, Autoimmunerkrankungen, Diabetes, Wundheilungsstörungen). Aktuelle Medikamenteneinnahme (Antibiotika, Retinoide, Blutverdünner, Immunsuppressiva). Schwangerschaft oder Stillzeit. Bekannte Allergien gegen Wirkstoffe oder Materialien. Frühere kosmetische oder medizinische Behandlungen im Zielbereich.

Diese Anamnese ist nicht optional – sie dient der Identifikation von Risikofaktoren. Eine Kundin mit sehr dunklem Hauttyp hat ein deutlich erhöhtes Risiko für Pigmentstörungen nach IPL. Eine Schwangere sollte bestimmte Wirkstoffe meiden. Dokumentieren Sie alle Angaben sorgfältig.

Baustein 2: Beschreibung der geplanten Behandlung

Art der Behandlung (z.B. „IPL-Haarentfernung Beine"). Ziel und erwartete Ergebnisse („Reduktion der Haardichte um 70-90% nach 6-8 Sitzungen"). Behandlungsablauf („Reinigung, Gel-Auftrag, IPL-Impulse, Kühlung, Pflegecreme"). Anzahl geplanter Sitzungen und Abstände. Verwendetes Gerät (Hersteller, Modell, ggf. Seriennummer). Individuelle Behandlungsparameter (Wellenlänge, Energiedichte, Impulsdauer).

Je präziser Sie die Behandlung beschreiben, desto besser. Die Kundin muss verstehen, was mit ihr gemacht wird.

Baustein 3: Aufklärung über Risiken und Nebenwirkungen

Hier liegt der Kern der rechtssicheren Aufklärung. Sie müssen alle relevanten Risiken nennen – auch seltene, wenn sie schwerwiegend sind.

Für IPL-Behandlungen beispielsweise: Häufige Nebenwirkungen (treten bei einem relevanten Anteil der Behandelten auf) sind Rötung und leichte Schwellung für 24-48 Stunden, Wärmegefühl während und nach der Behandlung sowie leichtes Kribbeln im Behandlungsbereich.

Gelegentliche Nebenwirkungen können oberflächliche Krustenbildung, vorübergehende Hyperpigmentierung (dunkle Flecken) besonders bei Sonneneinstrahlung, vorübergehende Hypopigmentierung (helle Flecken) sowie verstärkter Haarwuchs in angrenzenden Bereichen (paradoxe Hypertrichose) umfassen.

Seltene, aber schwerwiegende Risiken beinhalten Verbrennungen bei falscher Geräteeinstellung, dauerhafte Pigmentveränderungen sowie Narbenbildung.

Für Microneedling: Häufig sind Rötung und Schwellung für 24-72 Stunden, Spannungsgefühl der Haut sowie leichte Schuppenbildung nach 3-5 Tagen.

Gelegentlich treten Krustenbildung, kleinere Blutergüsse, vorübergehende Hyperpigmentierung sowie verlängerte Heilungszeit bei empfindlicher Haut auf.

Selten, aber schwerwiegend sind Infektionen bei unzureichender Hygiene, allergische Reaktionen auf Seren, Narbenbildung bei zu tiefer Penetration sowie Herpes-Ausbrüche bei Vorbelastung.

Formulieren Sie diese Risiken verständlich, aber vollständig. Juristische Erfahrung zeigt: Lieber etwas ausführlicher aufklären, als später den Vorwurf unzureichender Aufklärung zu riskieren. Eine Kundin, die wesentliche Risiken kennt und trotzdem zustimmt, kann sich später deutlich schwerer darauf berufen, sie hätte bei korrekter Information abgelehnt. arzt-wirtschaft.de+1

Baustein 4: Kontraindikationen und Ausschlusskriterien

Listen Sie klar auf, wann die Behandlung nicht durchgeführt werden darf:

Für IPL/Laser: Schwangerschaft und Stillzeit, aktive Hautinfektionen im Behandlungsbereich, Einnahme photosensibilisierender Medikamente, frische Bräune oder Selbstbräuner (mindestens 4 Wochen Abstand), Hautkrebs oder Verdacht darauf, Epilepsie (bei Lichtblitzen), bestimmte aktive Autoimmunerkrankungen der Haut.

Für Microneedling: Aktive Akne oder Rosazea im Behandlungsbereich, Einnahme von Blutverdünnern, Neigung zu Keloidbildung, aktiver Herpes, Schwangerschaft (bei Verwendung bestimmter Seren), offene Wunden oder Ekzeme.

Dokumentieren Sie, dass Sie die Kundin nach diesen Faktoren gefragt haben und wie sie geantwortet hat.

Baustein 5: Verhaltensregeln vor und nach der Behandlung

Vor der Behandlung: Keine Sonnenbäder oder Solarium 4 Wochen vorher (IPL/Laser). Keine blutverdünnenden Medikamente 3 Tage vorher (Microneedling) – sofern medizinisch vertretbar und mit Arzt abgesprochen. Keine Peelings oder Retinoide 1 Woche vorher. Rasur, aber kein Waxing oder Epilieren bei Haarentfernung.

Nach der Behandlung: Sonnenschutz LSF 50+ für mindestens 4 Wochen. Kein Solarium, Sauna oder Schwimmbad für 1-2 Wochen. Keine mechanischen Peelings für 1 Woche. Bei Microneedling: sterile Pflegeprodukte für 24 Stunden. Rötung und Schwellung mit Kühlkompressen lindern.

Diese Hinweise sind nicht nur Service, sondern Teil Ihrer Sorgfaltspflicht. Dokumentieren Sie, dass Sie die Kundin darauf hingewiesen haben.

Baustein 6: Separate Einwilligungen

Moderne Aufklärungsbögen trennen verschiedene Einwilligungen:

Einwilligung in die Behandlung selbst („Ich willige in die oben beschriebene Behandlung ein"). Einwilligung in die Verarbeitung von Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO („Ich willige ein, dass meine Anamnese-Daten zur Durchführung und Dokumentation der Behandlung gespeichert werden"). Einwilligung in Foto-Dokumentation („Ich willige ein, dass Vorher-Nachher-Fotos erstellt und in meiner Akte gespeichert werden"). Optional: Einwilligung in Marketing-Nutzung („Ich willige ein, dass Fotos anonymisiert für Social Media genutzt werden dürfen").

Jede Einwilligung sollte separat ankreuzbar sein. Die Kundin muss die Behandlung nicht ablehnen, nur weil sie keine Fotos möchte. Diese Freiwilligkeit und Zwecktrennung gehört zu den Kernprinzipien der DSGVO. bsi.bund.de+1

Baustein 7: Unterschriften und Datum

Unterschrift der Kundin mit Datum („Hiermit bestätige ich, dass ich die Aufklärung verstanden habe und freiwillig in die Behandlung einwillige"). Unterschrift der Kosmetikerin mit Datum („Hiermit bestätige ich, dass ich die Kundin umfassend aufgeklärt habe"). Optional: Unterschrift eines Zeugen bei besonders risikoreichen oder emotional sensiblen Behandlungen.

Das Datum ist wichtig: Die Aufklärung muss zeitlich vor der Behandlung erfolgen. Idealerweise einige Tage vorher, damit die Kundin Bedenkzeit hat. Mindestens aber am Behandlungstag vor Beginn.

Elektronische Unterschrift: rechtssicher und effizient

Viele Kosmetikerinnen fragen: Ist eine digitale Unterschrift auf dem Tablet genauso wirksam wie eine handschriftliche auf Papier? Die klare Antwort: Ja, elektronische Signaturen sind nach der eIDAS-Verordnung grundsätzlich rechtsgültig und vor EU-Gerichten als Beweismittel zulässig – entscheidend ist, welchen Sicherheitsstandard Sie nutzen und ob gesetzlich überhaupt eine besondere Form (z.B. Schriftform im Sinne des § 126 BGB) vorgeschrieben ist. Adobe+1

Für Einwilligungen in kosmetische Behandlungen besteht in der Regel kein gesetzliches Schriftformerfordernis. Deshalb ist vor allem wichtig, dass die Einwilligung nachweisbar und inhaltlich wirksam ist – hier bietet die elektronische Signatur große Vorteile.

Die eIDAS-Verordnung (EU 910/2014) regelt elektronische Signaturen europaweit. Sie unterscheidet drei Typen:

Einfache elektronische Signatur (EES): Jede elektronische Form der Zustimmung – etwa ein getippter Name oder ein Häkchen in einem Formular. Rechtlich nicht per se unwirksam, aber im Streitfall mit geringerer Beweiskraft.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Eindeutig der unterzeichnenden Person zugeordnet, ermöglicht deren Identifikation, wird mit Mitteln erstellt, die die Person unter ihrer alleinigen Kontrolle halten kann, und ist mit den signierten Daten so verknüpft, dass nachträgliche Änderungen erkannt werden. Für die meisten kosmetischen Einwilligungen ausreichend und mit hoher Beweiskraft.+2bsi.bund.de+2

Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Wie FES, aber zusätzlich mit qualifiziertem Zertifikat einer anerkannten Zertifizierungsstelle. Sie ist nach eIDAS und deutschem Recht der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt, wenn das Gesetz ausdrücklich Schriftform verlangt (z.B. bestimmte Verträge). Adobe+1

Für Aufklärungsbögen in Kosmetikstudios reicht in der Praxis eine fortgeschrittene elektronische Signatur aus, weil kein gesetzliches Schriftformerfordernis besteht, sondern „nur“ ein belastbarer Nachweis der Einwilligung benötigt wird.

Moderne Kundenverwaltungssysteme bieten diese Funktion standardmäßig: Die Kundin unterschreibt mit dem Finger oder Stylus auf einem Tablet. Das System kann dabei z.B. dynamische Daten der Unterschrift (Geschwindigkeit, Verlauf), Datum und Uhrzeit erfassen, die Signatur kryptografisch mit dem Dokument verknüpfen und alles revisionssicher archivieren.

Diese technischen Maßnahmen sorgen dafür, dass nachträgliche Änderungen erkannt werden können und die Einwilligung im Streitfall nachvollziehbar ist. Für kosmetische Einwilligungen genügt dies in der Regel vollauf, solange der Inhalt der Aufklärung stimmt.

Vorteile digitaler Aufklärungsbögen:

Kein Entziffern unleserlicher Handschriften. Alle Pflichtfelder werden vor Unterschrift geprüft – nichts kann vergessen werden. Automatische Archivierung mit definierter Aufbewahrungsfrist. Sofortige Verfügbarkeit bei Nachfragen oder Kontrollen. Platzsparend und gut mit DSGVO-Anforderungen kombinierbar.

Häufige Fehler bei der Aufklärung und wie Sie sie vermeiden

Selbst mit Vorlagen passieren Fehler, die rechtliche Konsequenzen haben können.

Fehler 1: Zu allgemeine Formulierungen

Schlecht: „Ich wurde über Risiken aufgeklärt und bin einverstanden." Gut: „Ich wurde über folgende Risiken aufgeklärt: Rötung (häufig), Pigmentveränderungen (gelegentlich), Verbrennungen (selten). Ich verstehe diese Risiken und willige trotzdem ein."

Die Aufzählung konkreter Risiken zeigt, dass tatsächlich über Inhalte gesprochen wurde.

Fehler 2: Aufklärung erst nach der Behandlung unterschreiben lassen

Manche Kosmetikerinnen führen die Behandlung durch und lassen erst danach unterschreiben. Das ist rechtlich kaum belastbar. Die Einwilligung muss vor der Behandlung erfolgen – idealerweise mit Bedenkzeit. Lassen Sie neue Kundinnen den Aufklärungsbogen vorab am Smartphone ausfüllen oder mindestens 15 Minuten vor Behandlungsbeginn im Studio.

Fehler 3: Keine Dokumentation des individuellen Gesprächs

Ein vorgedruckter Bogen reicht nicht immer. Ergänzen Sie kurze individuelle Notizen: „Kundin fragte, ob Behandlung während Periode möglich ist – bejaht nach Aufklärung." Solche Hinweise zeigen, dass ein reales Gespräch stattgefunden hat und nicht nur ein Formular unterschrieben wurde.

Fehler 4: Fehlende Aktualisierung bei Folgebehandlungen

Für jede Sitzung brauchen Sie nicht zwingend eine komplett neue Einwilligung, aber Sie müssen vor jeder Folgesitzung prüfen: Gibt es neue Risikofaktoren? Nimmt die Kundin neue Medikamente? War sie in der Sonne? Dokumentieren Sie diese Prüfung mit einem knappen Vermerk (z.B. bei NiSV-Anwendungen im Rahmen des Beratungs- bzw. Behandlungsprotokolls). Buzer+1

Fehler 5: Keine separate DSGVO-Einwilligung

Gesundheitsdaten sind besonders schützenswert nach Art. 9 DSGVO. Sie brauchen eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung. Diese sollte getrennt von der Behandlungseinwilligung abgefragt werden: „Ich willige ein, dass meine Gesundheitsdaten (Anamnese, Hauttyp, Vorerkrankungen) zur Durchführung und Dokumentation der Behandlung verarbeitet und für den gesetzlich bzw. fachlich erforderlichen Zeitraum gespeichert werden."

Fehler 6: Kein Widerrufshinweis

Sie müssen die Kundin darauf hinweisen, dass sie ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen kann. Formulierung: „Diese Einwilligung kann ich jederzeit mit Wirkung für die Zukunft schriftlich oder per E-Mail widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung."

Ohne Widerrufshinweis besteht das Risiko, dass die Einwilligung datenschutzrechtlich als unwirksam angesehen wird. bsi.bund.de+1

Vorlagen für die häufigsten Beauty-Behandlungen

Hier einige Kernelemente für spezifische Behandlungen. Diese sind als Orientierung gedacht – für verbindliche Gestaltung sollten Sie eine fachkundige rechtliche Prüfung einholen.

IPL-Haarentfernung: Pflichtangaben: Hauttyp-Bestimmung nach Fitzpatrick, Ausschluss von Schwangerschaft, Medikamentenabfrage (besonders Antibiotika, Retinoide), Sonnenschutz-Hinweis für 4 Wochen vorher und nachher, Aufklärung über Risiko paradoxen Haarwuchses, Dokumentation der wesentlichen Geräteeinstellungen (z.B. Energiedichte, Impulsdauer).

Microneedling: Pflichtangaben: Ausschluss aktiver Hautinfektionen, Abfrage Blutverdünner, Hinweis auf 24-48h Rötung, sterile Pflege-Anweisung für erste 24h, Sonnenschutz-Hinweis, Dokumentation der Nadellänge und Behandlungsareale.

Chemische Peelings: Pflichtangaben: Hauttyp und Empfindlichkeit, Ausschluss systemischer Retinoide (z.B. Isotretinoin) in den letzten Monaten, Sonnenschutz-Hinweis (4-6 Wochen), Dokumentation des Wirkstoffs und der Konzentration, Aufklärung über mögliche Schälungsphase.

Radiofrequenz-Behandlung: Pflichtangaben: Ausschluss Herzschrittmacher/Implantate, Schwangerschaftsausschluss, Dokumentation der Frequenz und Leistung, Hinweis auf Wärmeentwicklung, Nachsorge-Empfehlungen.

Permanent Make-up: Pflichtangaben: Allergietest-Dokumentation (sofern durchgeführt), Hinweis auf mögliche Farbveränderungen, Informationen zur Heilungsdauer, Hinweis auf mögliche MRT-Problematik bei bestimmten Pigmenten, Risiko von Schwellungen und Infektionen, ggf. Blutungsrisiko bei Blutverdünnern.

Jede dieser Behandlungen hat spezifische Anforderungen. Nutzen Sie behandlungsspezifische Vorlagen, nicht einen pauschalen Universal-Bogen.

Aufbewahrungspflicht und Zugriff bei Anfragen

Einwilligungserklärungen und Aufklärungsbögen sollten Sie mindestens zehn Jahre aufbewahren. Für Anwendungen, die unter die NiSV fallen, ist diese Frist sogar ausdrücklich vorgeschrieben: § 3 NiSV verlangt, dass Beratungsprotokoll und Einverständniserklärung zehn Jahre ab Dokumentation im Betrieb vorgehalten werden. Buzer+1

Für andere risikobehaftete kosmetische Behandlungen gibt es zwar keine spezielle gesetzliche Norm, aber in der Praxis orientiert man sich häufig an den Regelungen für medizinische Behandlungsdokumentation (§ 630f BGB mit 10-jähriger Aufbewahrung) und an zivilrechtlichen Verjährungsfristen, die in besonderen Konstellationen ebenfalls bis zu zehn Jahre betragen können. d-nb.info+1

Bewahren Sie die Dokumente sicher auf – physisch in verschließbaren Schränken oder digital verschlüsselt auf Servern innerhalb der EU. Stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff haben und ein Rollen- bzw. Berechtigungskonzept existiert.

Auskunftsrechte der Kundin: Nach Art. 15 DSGVO kann jede Kundin Auskunft über ihre gespeicherten Daten verlangen. Sie müssen dann binnen eines Monats alle relevanten Dokumente – inklusive Aufklärungsbögen, Anamnesen und Behandlungsprotokolle – in verständlicher Form zur Verfügung stellen.

Digitale Systeme ermöglichen dies per Knopfdruck: Export als PDF, Versand per sicherer E-Mail oder Bereitstellung über ein Kundenportal. Bei Papier-Archiven müssen Sie alles manuell heraussuchen und kopieren.

Löschpflicht nach Ablauf: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sollten Sie die Dokumente löschen, sofern keine anderen rechtlichen Gründe für eine längere Aufbewahrung bestehen. Dokumentieren Sie die Löschung mit Datum. Das zeigt bei Kontrollen, dass Sie Datenschutz ernst nehmen.

Wie digitale Systeme rechtssichere Aufklärung vereinfachen

Die manuelle Erstellung von Aufklärungsbögen ist fehleranfällig und zeitaufwändig. Digitale Kundenverwaltungssysteme mit integrierten Aufklärungsfunktionen bieten erhebliche Vorteile:

Behandlungsspezifische Vorlagen: Für IPL, Microneedling, RF, Peelings und andere Behandlungen gibt es jeweils vorkonfigurierte Formulare mit allen wesentlichen rechtlich relevanten Elementen. Sie müssen nicht bei Null anfangen.

Automatische Vorausfüllung: Sie wählen die Kundin und die Behandlungsart aus. Das System lädt automatisch ihre Anamnese-Daten, bisherige Behandlungen und relevante Risikofaktoren. Sie ergänzen nur noch die aktuellen behandlungsspezifischen Details.

Pflichtfeld-Prüfung: Bevor die Kundin unterschreiben kann, prüft das System, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Hauttyp nicht dokumentiert? Sonnenbad-Abfrage fehlt? Das System weist darauf hin, bevor die Signatur möglich ist.

Elektronische Unterschrift nach eIDAS: Die Kundin unterschreibt am Tablet. Je nach Anbieter können fortgeschrittene elektronische Signaturen genutzt werden, bei denen die Signatur eindeutig zuordenbar ist und Dokumentänderungen erkennbar sind. Adobe+1

Automatische Archivierung: Nach der Unterschrift wird das Dokument verschlüsselt und mit der vorgesehenen Aufbewahrungsfrist archiviert. Nach Ablauf erinnert das System an die mögliche Löschung.

Versionskontrolle: Wenn Sie Vorlagen aktualisieren, bleiben alte Versionen erhalten. Sie können jederzeit nachvollziehen, welche Version eine Kundin unterschrieben hat.

Mehrsprachige Vorlagen: Für internationale Kundinnen bieten viele Systeme Übersetzungen – idealerweise rechtlich geprüft, damit der Inhalt nicht verfälscht wird.

Schneller Export bei Anfragen: Kundin verlangt Auskunft nach Art. 15 DSGVO? Ein Klick, PDF generiert, verschlüsselt versendet – in wenigen Minuten statt langer Sucharbeit.

Diese Funktionen sparen nicht nur Zeit, sondern minimieren vor allem rechtliche Risiken: Vollständigkeit, Nachweisbarkeit und Aktualität der Aufklärung steigen deutlich.

Hauptsache über rechtssichere Aufklärungsbögen

• Schriftliche Aufklärung mit unterschriebener Einwilligung ist für risikobehaftete kosmetische Behandlungen rechtlich unverzichtbar – mündliche Aufklärung allein reicht im Streitfall nicht aus, weil die Kosmetikerin die Beweislast trägt. Bundesgerichtshof+1

• Ein rechtssicherer Aufklärungsbogen sollte enthalten: strukturierte Anamnese mit Risikofaktoren, präzise Behandlungsbeschreibung, möglichst vollständige Risikoaufklärung (häufige, gelegentliche und seltene Nebenwirkungen), Kontraindikationen, Verhaltensregeln vor und nach der Behandlung sowie getrennte Einwilligungen für Behandlung, Datenverarbeitung und Foto-Dokumentation.

• Elektronische Unterschriften sind nach der eIDAS-Verordnung grundsätzlich rechtsgültig; für kosmetische Einwilligungen genügt in der Regel eine fortgeschrittene elektronische Signatur mit ausreichender Beweiskraft, da kein gesetzliches Schriftformerfordernis besteht. Adobe+1

• Typische Fehler mit Haftungsrisiko: pauschale Formulierungen ohne konkrete Risiken, Unterschrift nach statt vor der Behandlung, fehlende DSGVO-Einwilligung für Gesundheitsdaten, keine getrennten Einwilligungen pro Zweck und fehlender Hinweis auf das Widerrufsrecht. bsi.bund.de+1

• Bei NiSV-pflichtigen Anwendungen besteht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren für Beratungsprotokoll und Einverständniserklärung; für andere risikoreiche kosmetische Behandlungen empfiehlt sich aus Haftungs- und Verjährungsgründen ebenfalls eine Aufbewahrung von bis zu zehn Jahren. Buzer+2Buzer+2

• Digitale Systeme mit behandlungsspezifischen Vorlagen, Pflichtfeld-Checks, elektronischer Signatur und sicherer Archivierung reduzieren den Aufwand pro Behandlung deutlich und erhöhen gleichzeitig die rechtliche Sicherheit.

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Fragen, die häufig gestellt werden über Aufklärungsbögen Kosmetik

Was muss ein Aufklärungsbogen für IPL enthalten?

Ein IPL-Aufklärungsbogen sollte mindestens folgende Elemente enthalten: Hauttyp-Bestimmung nach Fitzpatrick-Skala, Ausschluss von Schwangerschaft und relevanten Vorerkrankungen, Abfrage photosensibilisierender Medikamente (z.B. bestimmte Antibiotika, Retinoide), Dokumentation des letzten intensiven Sonnenbads oder Solariumbesuchs, verständliche Risikoaufklärung zu Rötung, Schwellung, Pigmentveränderungen und Verbrennungsrisiko, Hinweis auf notwendigen Sonnenschutz für mehrere Wochen vor und nach der Behandlung, ggf. Hinweis auf das Risiko paradoxen Haarwuchses, Dokumentation der wesentlichen Geräteeinstellungen sowie separate Einwilligungen für Behandlung und Verarbeitung der Gesundheitsdaten.

Ist eine elektronische Unterschrift rechtlich gültig?

Ja. Elektronische Unterschriften sind nach der eIDAS-Verordnung in drei Stufen (einfach, fortgeschritten, qualifiziert) geregelt und grundsätzlich rechtsgültig; sie sind als Beweismittel vor EU-Gerichten anerkannt. Für kosmetische Einwilligungen gilt: Da kein strenges Schriftformerfordernis vorgeschrieben ist, reicht eine fortgeschrittene elektronische Signatur in der Regel aus, wenn sie die Anforderungen des Art. 26 eIDAS erfüllt (eindeutige Zuordnung, Identifizierbarkeit, Integrität der Daten). Qualifizierte elektronische Signaturen mit Zertifikat sind für reine Einwilligungserklärungen meist nicht erforderlich. Adobe+2bundesdruckerei.de+2

Wie lange muss ich Einwilligungserklärungen aufbewahren?

Bei NiSV-relevanten Anwendungen (Laser, IPL, bestimmte RF- oder Ultraschallbehandlungen) verlangt § 3 NiSV, dass Beratungsprotokoll und Einverständniserklärung zehn Jahre ab Tag der Dokumentation aufbewahrt werden. Für andere risikobehaftete kosmetische Behandlungen ist eine Aufbewahrung von bis zu zehn Jahren aus haftungsrechtlichen Gründen sinnvoll, orientiert an der medizinischen Dokumentationspflicht nach § 630f BGB und den zivilrechtlichen Verjährungsfristen. Nach Ablauf sollten die Unterlagen datenschutzkonform gelöscht und die Löschung dokumentiert werden. Buzer+2Buzer+2

Brauche ich für jede Behandlung eine neue Unterschrift?

Für eine zusammenhängende Behandlungsserie (z.B. mehrere IPL-Sitzungen mit gleicher Technik) kann eine einmalige Einwilligung zu Beginn ausreichen, sofern Sie vor jeder Folgesitzung aktiv prüfen und dokumentieren, ob neue Risikofaktoren hinzugekommen sind (Medikamente, Sonnenexposition, neue Erkrankungen). Ändern sich wesentliche Rahmenbedingungen (z.B. Gerät, Parameter, längere Behandlungspause), sollten Sie eine neue ausführliche Einwilligung einholen. Für NiSV-Anwendungen verlangt der Gesetzgeber neben der Einwilligung eine fortlaufende Dokumentation der Beratung und der Anwendungsparameter. Buzer+1

Was passiert, wenn ich keine Einwilligungserklärung habe?

Ohne nachweisbare, informierte Einwilligung kann eine risikobehaftete kosmetische Behandlung rechtlich als rechtswidrige Körperverletzung gewertet werden – unabhängig davon, ob fachlich alles korrekt durchgeführt wurde. Im Schadensfall haben Kundinnen gute Chancen, Schadensersatz und Schmerzensgeld zu verlangen, wenn Sie keine oder nur sehr pauschale Aufklärungsunterlagen vorlegen können. Bei NiSV-relevanten Behandlungen drohen zusätzlich Bußgelder wegen Verstoßes gegen die Dokumentationspflichten. Die Kosten eines einzigen Rechtsstreits übersteigen in der Praxis häufig die Investition in professionelle (digitale) Aufklärungsbögen um ein Vielfaches.