Papierlos in 30 Tagen: Der Digitalisierungs-Fahrplan für Beauty-Profis

Martina führt seit acht Jahren ein Kosmetikstudio in Köln. Vier Behandlungsräume, zwei Mitarbeiterinnen, rund 120 Stammkundinnen. Die Kundenkartei füllt drei Rollcontainer im Büro. Jeden Abend sortiert sie handschriftliche Anamnesen, heftet Behandlungsprotokolle ab, sucht nach alten Einwilligungserklärungen. Als das Gesundheitsamt eine DSGVO-Kontrolle ankündigt, wird ihr klar: So geht es nicht weiter.

Drei Monate später arbeitet Martinas Studio komplett papierlos. Kundinnen füllen Anamnesen am Tablet aus. Behandlungsprotokolle entstehen direkt im System. Einwilligungen werden elektronisch unterschrieben und verschlüsselt archiviert. Die drei Rollcontainer stehen noch im Keller – aber nur als Archiv für alte Unterlagen. Neue Dokumente landen ausschließlich digital.

Der Umstieg hat 30 Tage gedauert. Nicht 30 Tage Vollzeitarbeit, sondern verteilt über einen Monat: eine Stunde hier, zwei Stunden dort. Ohne externe IT-Berater, ohne teure Schulungen, ohne Betriebsunterbrechung. Dieser Fahrplan zeigt Ihnen, wie Sie denselben Weg gehen können.

Warum 30 Tage realistisch sind – und warum Sie nicht länger warten sollten

Viele Kosmetikerinnen schieben die Digitalisierung auf, weil sie sich den Umstieg kompliziert vorstellen. Die Vorstellung, hunderte Papier-Karteien abzutippen, schreckt ab. Doch genau das müssen Sie nicht tun.

Der Trick liegt im schrittweisen Vorgehen: Sie digitalisieren nicht die Vergangenheit, sondern die Zukunft. Alle neuen Kundinnen legen Sie ab Tag eins digital an. Bestehende Kundinnen migrieren Sie bei der nächsten Behandlung – nur die wichtigsten Daten. Nach vier Wochen haben Sie bereits den Großteil Ihrer aktiven Kundinnen im System. Die alten Papier-Karteien bleiben zehn Jahre im Archiv, wie gesetzlich vorgeschrieben – aber Sie arbeiten nur noch mit der digitalen Akte.

Warum Sie nicht länger warten sollten: Die Datenschutzaufsichtsbehörden verstärken seit 2024 ihre Kontrollen in der Beauty-Branche. Kosmetikstudios verarbeiten sensible Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO – Anamnesen dokumentieren Allergien, Hautkrankheiten, Medikamenteneinnahme. Werden diese Daten unverschlüsselt gespeichert oder fehlen schriftliche Einwilligungen, können Bußgelder im Bereich zwischen 6.000 und 22.000 Euro drohen. Digitale Systeme mit verschlüsselter Speicherung, elektronischen Unterschriften und automatischer Dokumentation reduzieren dieses Risiko erheblich.

Hinzu kommt die Zeitersparnis: Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass viele Kosmetikerinnen durchschnittlich 8 bis 12 Stunden pro Woche für Verwaltungsaufgaben aufwenden. Digitale Kundenverwaltung kann diese Zeit je nach Ausgangssituation auf etwa 2 bis 4 Stunden reduzieren. Das sind sechs bis zehn zusätzliche Stunden pro Woche – Zeit für mehr Behandlungen, bessere Work-Life-Balance oder Weiterbildung.

Woche 1: Bestandsaufnahme und System-Auswahl

Die erste Woche dient der Vorbereitung. Sie analysieren Ihre aktuellen Prozesse und wählen das passende digitale System aus.

Tag 1-2: Dokumentieren Sie Ihre aktuellen Abläufe

Nehmen Sie sich zwei Stunden Zeit und listen Sie auf, welche Dokumente Sie aktuell verwenden: Kundenkartei mit Kontaktdaten, Anamnese-Bögen für Erstbehandlungen, Behandlungsprotokolle für jede Sitzung, Einwilligungserklärungen für Fotos oder Marketing, NiSV-Dokumentation für Laser- oder IPL-Behandlungen, Terminkalender, Rechnungen und Zahlungsbelege.

Notieren Sie, wo diese Dokumente aktuell liegen: im Rollcontainer, in Excel-Tabellen, im Wandkalender, in WhatsApp, auf dem Smartphone. Je mehr Orte Sie identifizieren, desto deutlicher wird der Gewinn durch Zentralisierung.

Tag 3-4: Definieren Sie Ihre Anforderungen

Welche Funktionen brauchen Sie unbedingt? Für die meisten Beauty-Studios sind folgende Features essentiell: zentrale Kundenakte mit vollständiger Historie, digitale Anamnese-Formulare, elektronische Unterschrift nach eIDAS-Verordnung, Behandlungsprotokolle mit Foto-Upload, NiSV-Dokumentation für gerätegestützte Behandlungen, DSGVO-Funktionen wie Einwilligungsverwaltung und Löschfristen, verschlüsselte Speicherung auf EU-Servern, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Überlegen Sie auch, welche Funktionen hilfreich, aber nicht zwingend sind: Terminkalender-Integration, Rechnungsstellung, Inventarverwaltung, Statistiken und Auswertungen. Manche dieser Features befinden sich bei verschiedenen Anbietern noch in der Entwicklung – prüfen Sie genau, was heute schon verfügbar ist.

Tag 5-7: Vergleichen Sie Anbieter und starten Sie Testphase

Recherchieren Sie digitale Kundenverwaltungssysteme, die speziell für Beauty-Studios entwickelt wurden. Achten Sie auf folgende Kriterien: Server in Deutschland oder der EU, DSGVO-Konformität mit AVV, einfache Bedienung ohne IT-Kenntnisse, kostenlose Testphase, Support auf Deutsch, realistische Preise zwischen 29 und 50 Euro monatlich.

Melden Sie sich für eine Testphase an. Die meisten Anbieter ermöglichen 14 bis 30 Tage kostenlosen Zugang. Legen Sie probeweise fünf bis zehn Testkundinnen an – erfundene Profile genügen. Erstellen Sie eine digitale Anamnese, laden Sie ein Foto hoch, simulieren Sie eine Behandlungsdokumentation. Prüfen Sie, ob die Bedienung intuitiv funktioniert.

Am Ende der ersten Woche sollten Sie eine Entscheidung getroffen haben. Falls Sie unsicher sind, wählen Sie das System, das Ihnen nach 30 Minuten Ausprobieren am einfachsten erscheint. Komplexität ist der Feind der Umsetzung.

Woche 2: Grundkonfiguration und erste Kundinnen digital anlegen

In der zweiten Woche richten Sie Ihr System ein und legen die ersten echten Kundinnen digital an.

Tag 8-10: Konfigurieren Sie Ihr Studio-Profil

Tragen Sie Ihre Studiodaten ein: Name, Adresse, Steuernummer, Logo. Definieren Sie Ihre Behandlungskategorien: Gesichtsbehandlung, Microneedling, Permanent Make-up, Laser-Haarentfernung, Wimpernverlängerung. Je präziser Sie hier arbeiten, desto einfacher wird später die Dokumentation.

Erstellen Sie Vorlagen für wiederkehrende Texte: Standard-Einwilligungserklärung für Behandlungen, Datenschutzerklärung nach Art. 13 DSGVO, Marketing-Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, NiSV-Beratungsprotokoll für Laser-Behandlungen. Viele Systeme bieten vorgefertigte Vorlagen – passen Sie diese an Ihre Bedürfnisse an, lassen Sie sie aber idealerweise von einem Fachanwalt für Medizinrecht prüfen.

Legen Sie fest, wer im Team Zugriff auf welche Daten hat. Nach Art. 32 DSGVO müssen Sie sicherstellen, dass nur befugte Personen auf Kundendaten zugreifen können. Ihre Mitarbeiterinnen sollten nur die Kundinnen sehen, die sie selbst behandeln – Sie als Inhaberin behalten den vollen Überblick.

Tag 11-14: Legen Sie die ersten 20 Kundinnen digital an

Wählen Sie 20 Kundinnen aus, die in den nächsten zwei Wochen einen Termin haben. Tragen Sie deren Basisdaten ins System ein: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse. Mehr brauchen Sie zunächst nicht.

Bereiten Sie ein Tablet vor, auf dem Kundinnen künftig die Anamnese ausfüllen. Ein günstiges Modell ab 150 Euro genügt. Installieren Sie das System, richten Sie die Anamnese-Vorlage ein, testen Sie die elektronische Unterschrift. Legen Sie das Tablet im Behandlungsraum bereit.

Bei den nächsten Behandlungen bitten Sie die Kundin: "Wir digitalisieren gerade unsere Dokumentation. Könnten Sie die Anamnese bitte hier am Tablet ausfüllen? Das dauert drei Minuten." Die meisten Kundinnen reagieren positiv – digitale Formulare sind ihnen aus Arztpraxen vertraut. Ältere Kundinnen, die unsicher sind, können Sie unterstützen oder die Anamnese gemeinsam durchgehen.

Nach jeder Behandlung erstellen Sie das Protokoll direkt im System: verwendete Produkte, Behandlungsdauer, Besonderheiten, Empfehlungen für die nächste Sitzung. Laden Sie ein Vorher-Foto hoch, falls die Kundin zustimmt. Die elektronische Unterschrift setzt die Kundin direkt am Tablet – fertig.

Nach zwei Wochen haben Sie 20 Kundinnen komplett digital dokumentiert. Sie spüren bereits die erste Zeitersparnis: keine handschriftlichen Notizen mehr, kein Abheften, kein Suchen in Ordnern.

Woche 3: Migration der Stammkundinnen und Team-Schulung

Die dritte Woche dient der Ausweitung. Sie digitalisieren weitere Kundinnen und schulen Ihr Team.

Tag 15-18: Digitalisieren Sie 50 weitere Kundinnen

Wiederholen Sie den Prozess aus Woche 2 mit allen Kundinnen, die in dieser Woche zur Behandlung kommen. Inzwischen läuft die digitale Anamnese routiniert. Sie müssen nicht mehr erklären – das Tablet liegt bereit, Kundinnen füllen selbstständig aus.

Übertragen Sie bei langjährigen Stammkundinnen auch historische Informationen: Welche Behandlungen gab es in der Vergangenheit? Gab es Allergien oder Unverträglichkeiten? Diese Daten tippen Sie aus der alten Kartei ab – aber nur das Wichtigste. Komplette Behandlungsprotokolle der letzten fünf Jahre müssen Sie nicht übertragen. Die bleiben im Papier-Archiv, wo sie ohnehin zehn Jahre aufbewahrt werden müssen.

Nach drei Wochen sollten Sie 60 bis 80 Kundinnen digital haben – bei einem durchschnittlichen Studio mit 120 Stammkundinnen sind das bereits zwei Drittel der aktiven Kundschaft. Der Rest folgt automatisch in den kommenden Wochen, sobald diese Kundinnen wieder einen Termin buchen.

Tag 19-21: Schulen Sie Ihr Team gründlich

Falls Sie Mitarbeiterinnen haben, müssen diese ebenfalls mit dem System arbeiten können. Planen Sie eine zweistündige Schulung ein – am besten an einem ruhigen Vormittag oder nach Feierabend.

Zeigen Sie Schritt für Schritt: Wie lege ich eine neue Kundin an? Wie fülle ich eine Anamnese aus? Wie erstelle ich ein Behandlungsprotokoll? Wie lade ich Fotos hoch? Wie finde ich schnell alte Informationen? Lassen Sie jede Mitarbeiterin eine Übungs-Kundin anlegen und ein Protokoll erstellen.

Besprechen Sie auch Datenschutz-Grundsätze: Keine Kundendaten per privatem WhatsApp versenden. Keine Screenshots von Kundenakten auf dem privaten Smartphone speichern. Tablet nach jeder Behandlung sperren. Passwörter niemals weitergeben.

Erstellen Sie eine einfache Checkliste im Laminat, die neben dem Tablet liegt: 1. Kundin begrüßen, 2. Anamnese am Tablet ausfüllen lassen, 3. Behandlung durchführen, 4. Protokoll im System erstellen, 5. Elektronische Unterschrift einholen, 6. Tablet sperren. Diese Checkliste hilft in der Eingewöhnungsphase.

Woche 4: Papier-Archiv organisieren und Prozesse finalisieren

Die letzte Woche dient der Konsolidierung. Sie räumen das Papier-Archiv auf und definieren klare Regeln für die Zukunft.

Tag 22-24: Organisieren Sie das Papier-Archiv rechtskonform

Ihre alten Papier-Karteien müssen Sie noch zehn Jahre aufbewahren – sowohl aus steuerlichen Gründen als auch wegen möglicher Haftungsansprüche. Behandlungsdokumentationen sollten mindestens zehn Jahre gespeichert bleiben, insbesondere bei NiSV-pflichtigen Behandlungen ist dies nach Paragraf 3 Absatz 1 Nummer 6 NiSV verpflichtend.

Sortieren Sie die Karteien nach Jahrgängen. Kundinnen, die seit 2015 nicht mehr da waren, können Sie prüfen: Besteht noch eine rechtliche Grundlage für die Aufbewahrung? Falls nicht, können Sie die Unterlagen datenschutzkonform vernichten – am besten durch einen zertifizierten Aktenvernichtungsdienst. Dokumentieren Sie die Löschung mit Datum und Anzahl der vernichteten Akten.

Alle übrigen Papiere kommen in beschriftete Archivkartons. Lagern Sie diese in einem verschließbaren Raum – nach Art. 32 DSGVO müssen Sie sensible Daten vor unbefugtem Zugriff schützen. Ein abschließbarer Kellerraum oder ein separater Lagerraum im Studio genügen.

Definieren Sie eine klare Regel: Ab sofort entsteht kein neues Papier mehr. Jede Anamnese, jedes Protokoll, jede Einwilligung wird digital erfasst. Das Papier-Archiv wächst nicht weiter.

Tag 25-27: Erstellen Sie Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Nach Art. 30 DSGVO müssen Sie dokumentieren, welche personenbezogenen Daten Sie verarbeiten. Für Studios mit weniger als 250 Mitarbeitern gibt es Erleichterungen – trotzdem ist ein solches Verzeichnis bei Kontrollen hilfreich.

Ihr Verzeichnis sollte mindestens enthalten: Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen (Sie als Inhaberin), Zwecke der Datenverarbeitung (Behandlungsdokumentation, Terminverwaltung, Abrechnung, Marketing mit Einwilligung), Kategorien betroffener Personen (Kundinnen, Interessentinnen), Kategorien personenbezogener Daten (Kontaktdaten, Gesundheitsdaten aus Anamnesen, Fotos mit Einwilligung), Kategorien von Empfängern (Steuerberater, Auftragsverarbeiter wie Ihre Software), Löschfristen (Kontaktdaten nach Inaktivität von zwei bis drei Jahren, Behandlungsdokumentationen zehn Jahre, Geschäftsunterlagen zehn Jahre), technische und organisatorische Maßnahmen (Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, regelmäßige Backups).

Viele digitale Kundenverwaltungssysteme bieten Vorlagen für dieses Verzeichnis – passen Sie diese an Ihr Studio an. Das Dokument sollte maximal drei Seiten umfassen und jährlich aktualisiert werden.

Tag 28-30: Feiern Sie den Abschluss und definieren Sie Routinen

Nach 30 Tagen arbeiten Sie weitgehend papierlos. Neue Kundinnen werden sofort digital angelegt. Bestehende Kundinnen sind zu einem großen Teil migriert. Ihr Team beherrscht die neuen Prozesse. Das Papier-Archiv ist geordnet und wächst nicht mehr.

Definieren Sie nun feste Routinen, damit die Digitalisierung nachhaltig bleibt: Jeden Montag prüfen Sie, welche Kundinnen seit zwei Jahren inaktiv sind – das System zeigt diese automatisch an. Sie versenden eine freundliche E-Mail: "Möchten Sie weiterhin Kundin bleiben oder Ihre Daten löschen?" Jeden Monat führen Sie ein Backup Ihrer digitalen Daten durch – zusätzlich zu den automatischen Backups des Anbieters. Jedes Quartal schulen Sie neue Mitarbeiterinnen und frischen Datenschutz-Grundsätze mit dem Team auf. Jedes Jahr aktualisieren Sie Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und prüfen, ob Ihre Einwilligungsvorlagen noch aktuell sind.

Belohnen Sie sich und Ihr Team: Die Umstellung war eine Leistung. Viele Studios scheitern an der Umsetzung, weil sie zu perfektionistisch starten oder zu schnell aufgeben. Sie haben es geschafft – und spüren nun täglich die Vorteile.

Was Sie nach 30 Tagen gewonnen haben

Nach einem Monat digitaler Kundenverwaltung erleben Sie spürbare Veränderungen:

Zeitersparnis: Keine handschriftlichen Notizen mehr. Keine Suchaktionen in Ordnern. Keine mehrfache Dateneingabe. Erfahrungen zeigen, dass sich administrative Tätigkeiten von 8 bis 12 Stunden pro Woche auf etwa 2 bis 4 Stunden reduzieren lassen – je nach Ausgangssituation. Das sind vier bis zehn zusätzliche Stunden pro Woche für Behandlungen, Marketing oder Erholung.

Rechtssicherheit: Alle Einwilligungen sind elektronisch unterschrieben und mit Zeitstempel dokumentiert. Bei DSGVO-Kontrollen können Sie binnen Minuten nachweisen, dass Einwilligungen vorliegen. Behandlungsprotokolle nach NiSV sind vollständig und rechtssicher archiviert. Das Risiko von Bußgeldern sinkt erheblich.

Professioneller Eindruck: Kundinnen füllen Anamnesen am Tablet aus – das wirkt modern und hygienisch. Keine zerknitterten Papier-Bögen, keine unleserlichen Handschriften. Besonders jüngere Kundinnen schätzen digitale Prozesse und empfehlen Studios weiter, die zeitgemäß arbeiten.

Bessere Übersicht: Sie sehen auf einen Blick die komplette Kundenhistorie. Welche Behandlungen gab es? Welche Produkte wurden empfohlen? Wie reagierte die Haut beim letzten Mal? Diese Informationen helfen Ihnen, individueller zu beraten und bessere Behandlungsergebnisse zu erzielen.

Skalierbarkeit: Wenn Sie ein zweites Studio eröffnen oder eine weitere Mitarbeiterin einstellen, können diese sofort auf alle Kundendaten zugreifen – mit angemessenen Berechtigungen. Digitale Systeme wachsen mit Ihrem Geschäft.

Typische Stolpersteine und wie Sie sie vermeiden

Nicht jede Digitalisierung verläuft reibungslos. Die folgenden Fehler kosten viele Studios unnötig Zeit:

Fehler 1: Zu viel auf einmal wollen

Manche Betreiberinnen versuchen, in der ersten Woche alle 200 Kundinnen zu digitalisieren. Das führt zu Überforderung und Abbruch. Bleiben Sie beim schrittweisen Vorgehen: erst neue Kundinnen, dann aktive Stammkundinnen, zuletzt die Gelegenheitskundinnen.

Fehler 2: Perfektionismus bei der Anbieter-Auswahl

Wochenlang vergleichen, Testphasen von fünf verschiedenen Systemen parallel laufen lassen, auf das "perfekte" Tool warten – das verzögert die Umsetzung. Wählen Sie ein System, das die Grundfunktionen beherrscht, und starten Sie. Später können Sie immer noch wechseln, falls nötig.

Fehler 3: Team nicht frühzeitig einbinden

Wenn Mitarbeiterinnen erst am Tag der Umstellung erfahren, dass künftig alles digital läuft, entsteht Widerstand. Informieren Sie Ihr Team bereits in Woche 1, erklären Sie die Vorteile, holen Sie Feedback ein. Menschen akzeptieren Veränderungen eher, wenn sie mitgestalten können.

Fehler 4: Kundinnen nicht informieren

Legen Sie einfach das Tablet hin ohne Erklärung, wirkt das unpersönlich. Besser: "Wir digitalisieren gerade unsere Dokumentation, um DSGVO-konform zu arbeiten und Ihre Daten besser zu schützen. Könnten Sie die Anamnese bitte hier ausfüllen?" Diese kurze Erklärung schafft Verständnis.

Fehler 5: Alte Gewohnheiten nicht ablegen

Manche Kosmetikerinnen führen parallel weiter Papier-Karteien, "zur Sicherheit". Das doppelt den Aufwand. Vertrauen Sie dem digitalen System – nach zwei Wochen werden Sie merken, dass es zuverlässig funktioniert.

Langfristig: Wie Sie digital bleiben

Die Digitalisierung endet nicht nach 30 Tagen. Sie ist ein kontinuierlicher Prozess. Folgende Maßnahmen helfen, dass Sie nicht in alte Muster zurückfallen:

Regel 1: Keine Ausnahmen für Papier

Sobald Sie eine Kundin "ausnahmsweise" auf Papier dokumentieren, öffnen Sie die Tür für weitere Ausnahmen. Halten Sie konsequent durch: Jede Anamnese, jedes Protokoll entsteht digital. Falls das Tablet defekt ist, nutzen Sie Ihr Smartphone – die meisten Systeme sind auch mobil bedienbar.

Regel 2: Regelmäßige Team-Refresher

Alle drei Monate eine halbstündige Auffrischung: Was hat gut funktioniert? Wo gab es Schwierigkeiten? Gibt es neue Funktionen im System? Diese kurzen Meetings halten das Team motiviert und kompetent.

Regel 3: Neue Mitarbeiterinnen sofort schulen

Wenn eine neue Kosmetikerin anfängt, sollte die Schulung am digitalen System Teil des Onboardings sein. Lassen Sie sie in der ersten Woche mindestens zehn Kundenakten anlegen und Protokolle erstellen – unter Ihrer Aufsicht.

Regel 4: System-Updates ernst nehmen

Ihr Anbieter wird regelmäßig Updates veröffentlichen – neue Funktionen, Sicherheitsverbesserungen, Anpassungen an geänderte Rechtslage. Lesen Sie die Update-Hinweise aufmerksam und testen Sie neue Features. Manche Verbesserungen können Ihre Arbeit weiter erleichtern.

Regel 5: Feedback von Kundinnen einholen

Fragen Sie nach einigen Monaten Ihre Kundinnen: Wie finden Sie die digitale Anamnese? Fühlen Sie sich gut informiert über den Datenschutz? Gibt es Verbesserungsvorschläge? Dieses Feedback hilft Ihnen, die Prozesse weiter zu optimieren.

Hauptsache über Digitalisierung Kosmetikstudio in 30 Tagen

• Die Digitalisierung eines Kosmetikstudios dauert realistisch 30 Tage bei schrittweisem Vorgehen – Sie digitalisieren nicht die Vergangenheit, sondern legen neue Kundinnen sofort digital an und migrieren bestehende bei der nächsten Behandlung

• Woche 1 dient der Bestandsaufnahme und System-Auswahl mit kostenlosen Testphasen, Woche 2 der Grundkonfiguration und ersten 20 digitalen Kundinnen, Woche 3 der Migration weiterer Stammkundinnen und Team-Schulung, Woche 4 der Organisation des Papier-Archivs und Finalisierung der Prozesse

• Zentrale Features für Beauty-Studios sind digitale Anamnese mit elektronischer Unterschrift nach eIDAS-Verordnung, Behandlungsprotokolle mit Foto-Upload, NiSV-Dokumentation für Laser-Behandlungen, verschlüsselte Speicherung auf EU-Servern und DSGVO-Funktionen wie Einwilligungsverwaltung

• Nach 30 Tagen reduzieren sich administrative Tätigkeiten je nach Ausgangssituation von 8 bis 12 Stunden auf etwa 2 bis 4 Stunden pro Woche – Zeit für zusätzliche Behandlungen, bessere Work-Life-Balance oder Weiterbildung

• Alte Papier-Karteien müssen zehn Jahre im verschlossenen Archiv aufbewahrt werden, insbesondere Behandlungsdokumentationen bei NiSV-pflichtigen Behandlungen nach Paragraf 3 Absatz 1 Nummer 6 NiSV – aber sie wachsen nicht mehr, da künftig alles digital entsteht

• Typische Fehler sind zu viel auf einmal wollen, Perfektionismus bei der Anbieter-Auswahl, Team nicht frühzeitig einbinden, Kundinnen nicht informieren und alte Gewohnheiten parallel weiterführen – konsequentes schrittweises Vorgehen verhindert Abbruch

Fragen, die häufig gestellt werden über Digitalisierung Kosmetikstudio

Wie lange dauert die Digitalisierung eines Kosmetikstudios wirklich?

Bei schrittweisem Vorgehen benötigen Sie realistisch 30 Tage verteilt über einen Monat. Sie müssen nicht alle alten Karteien abtippen – stattdessen legen Sie neue Kundinnen sofort digital an und migrieren bestehende Stammkundinnen bei der nächsten Behandlung. Woche 1 dient der System-Auswahl und Testphase, Woche 2 der Konfiguration und ersten 20 digitalen Kundinnen, Woche 3 der Ausweitung auf weitere Stammkundinnen und Team-Schulung, Woche 4 der Organisation des Papier-Archivs. Nach einem Monat arbeiten Sie weitgehend papierlos. Die alten Papier-Karteien bleiben zehn Jahre im Archiv, wachsen aber nicht mehr. Der zeitliche Aufwand liegt bei etwa 15 bis 20 Stunden verteilt über vier Wochen – ohne Betriebsunterbrechung.

Was kostet digitale Kundenverwaltung für ein Kosmetikstudio?

Professionelle Systeme für Beauty-Studios kosten typischerweise zwischen 29 und 50 Euro monatlich für ein Einzelstudio. Hochgerechnet auf ein Jahr sind das etwa 350 bis 600 Euro. Achten Sie darauf, dass folgende Leistungen enthalten sind: verschlüsselte Speicherung auf EU-Servern, DSGVO-konforme Funktionen mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, elektronische Unterschrift nach eIDAS-Verordnung, digitale Anamnese und Behandlungsprotokolle, NiSV-Dokumentation für Laser-Behandlungen, Support auf Deutsch und regelmäßige Updates. Zusätzliche Kosten können entstehen für ein Tablet zur Anamnese-Erfassung (ab 150 Euro einmalig) sowie optionale externe Beratung zur DSGVO-Erst-Implementierung (300 bis 600 Euro einmalig). Die Investition rechnet sich meist binnen weniger Monate durch Zeitersparnis.

Sind digitale Anamnesen und elektronische Unterschriften rechtssicher?

Ja, wenn sie korrekt umgesetzt werden. Die eIDAS-Verordnung EU 910/2014 regelt elektronische Signaturen in der gesamten Europäischen Union. Für die meisten kosmetischen Einwilligungen reicht eine einfache elektronische Signatur aus – das kann ein Häkchen mit protokollierter Bestätigung sein. Das System muss dokumentieren, wann und von wem die Unterschrift geleistet wurde. Qualifizierte elektronische Signaturen mit Zertifikat sind primär für besonders formbedürftige Rechtsgeschäfte erforderlich. Wichtig: Die digitalen Anamnesen müssen verschlüsselt gespeichert werden, da sie Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO enthalten. Bei Kontrollen können Sie dann binnen Minuten nachweisen, dass Einwilligungen vorliegen. Lassen Sie Ihre Einwilligungsvorlagen idealerweise von einem Fachanwalt für Medizinrecht prüfen.

Wie digitalisiere ich meine bestehende Kundenkartei mit 200 Kundinnen?

Gar nicht – zumindest nicht auf einmal. Der Trick liegt im schrittweisen Vorgehen: Legen Sie ab Tag 1 alle neuen Kundinnen sofort digital an. Bei bestehenden Stammkundinnen übertragen Sie nur die wichtigsten Basisdaten bei der nächsten Behandlung – Name, Kontaktdaten, bekannte Allergien oder Unverträglichkeiten. Komplette historische Behandlungsprotokolle der letzten Jahre müssen Sie nicht abtippen. Diese bleiben im Papier-Archiv, wo sie ohnehin zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Nach zwei bis drei Monaten haben Sie automatisch etwa 70 bis 80 Prozent Ihrer aktiven Kundinnen digital erfasst – einfach dadurch, dass sie zur Behandlung kommen. Die restlichen 20 bis 30 Prozent sind Gelegenheitskundinnen, die nur einmal jährlich erscheinen. Diese migrieren Sie, sobald sie wieder auftauchen. Dieser Ansatz spart Ihnen hunderte Stunden Tipparbeit.

Was passiert mit meinen Papier-Karteien nach der Digitalisierung?

Die alten Papier-Karteien müssen Sie noch zehn Jahre aufbewahren – sowohl aus steuerlichen Gründen nach Paragraf 147 AO als auch wegen möglicher Haftungsansprüche. Behandlungsdokumentationen sollten mindestens zehn Jahre gespeichert bleiben, insbesondere bei NiSV-pflichtigen Behandlungen ist dies nach Paragraf 3 Absatz 1 Nummer 6 NiSV verpflichtend. Sortieren Sie die Karteien nach Jahrgängen und lagern Sie sie in beschrifteten Archivkartons. Diese gehören in einen verschließbaren Raum – nach Art. 32 DSGVO müssen sensible Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sein. Ein abschließbarer Kellerraum oder separater Lagerraum genügt. Nach zehn Jahren können Sie die Unterlagen datenschutzkonform vernichten – am besten durch einen zertifizierten Aktenvernichtungsdienst. Dokumentieren Sie die Löschung mit Datum und Anzahl der vernichteten Akten. Wichtig: Ab dem Tag der Digitalisierung wächst das Papier-Archiv nicht mehr.